Suggerimenti e trucchi per Microsoft Teams

Se il tuo team di sviluppo utilizza Microsoft Teams per collaborare, i suggerimenti e i trucchi contenuti in questa guida possono aiutarti a portare la tua esperienza a un livello superiore risparmiando tempo e aumentando la produttività.

Microsoft Teams è un software di collaborazione che consente agli sviluppatori di comunicare tra loro in tempo reale indipendentemente dalla posizione.

Incluso senza costi aggiuntivi come parte della suite di produttività Microsoft 365, Microsoft Teams semplifica la collaborazione tra gli sviluppatori combinando vari strumenti per la collaborazione, i file e la comunicazione, tutto in un unico posto. Oltre 100 milioni di utenti si affidano spesso a Microsoft Teams per rimanere in contatto e condividere idee, grazie a funzionalità come chat, chiamate audio e video, condivisione di schermo e file e oltre 600 integrazioni di app di terze parti. Accessibile tramite Web, desktop e app mobili, Microsoft Teams promuove e facilita l’apprendimento online e il lavoro remoto, in particolare per gli sviluppatori che sono passati al lavoro da casa anziché dall’ufficio.

Ora che hai un’idea generale di cosa può fare Microsoft Teams, ecco alcuni suggerimenti e trucchi specifici che puoi incorporare nella tua routine per sfruttare al meglio il software di collaborazione, tra cui:

• Utilizza i comandi di scelta rapida per le attività comuni
• Contrassegna i messaggi come urgenti
• Ottieni le trascrizioni delle riunioni
• Sfocatura dello sfondo durante le riunioni
• Rimuovi le notifiche che distraggono
• Utilizza il simbolo @ per indirizzare gli utenti dei messaggi
• Perfeziona le tue ricerche per trovare i messaggi più facilmente
• Personalizza i titoli delle chat per una ricerca più semplice
• Crea sondaggi per un feedback rapido
• Traduci messaggi
• Condividi facilmente i file

I comandi in Microsoft Teams possono aiutare gli sviluppatori a risparmiare tempo in modo da avere più spazio nella loro pianificazione per le attività essenziali. Meglio ancora, puoi attivare i comandi semplicemente digitando / nella casella di comando nella parte superiore della finestra di Teams.

Dopo aver digitato / nella casella dei comandi, verrà visualizzato un menu di comandi e le attività corrispondenti. Visualizza il comando che desideri e premi Invio per eseguirlo. Ecco alcuni esempi di comandi di scelta rapida in Teams che saranno a tua disposizione non appena digiterai / nella casella di comando:

• /attività: visualizza l’attività di un membro del team.
• /occupato: imposta il tuo stato su occupato.
• /call: chiama uno dei contatti di Teams o un numero di telefono.
• /files: visualizza i file recenti.
• /keys: elenca tutte le scorciatoie da tastiera.
• /menzioni: mostra tutte le tue @menzioni.

Contrassegna i messaggi da non perdere come urgenti

Alcuni messaggi di chat richiedono più attenzione di altri e richiedono una risposta rapida. Per tali messaggi, utilizza la funzione Urgente nei team per far sapere ai tuoi colleghi che ciò che stai inviando è qualcosa di speciale.

Guarda sotto il campo di composizione del testo mentre crei il tuo messaggio, poiché è lì che avrai la possibilità di etichettarlo come Urgente o Importante. Una volta che il tuo messaggio di chat ha l’ etichetta Urgente e lo invii, il destinatario lo riceverà ogni due minuti per i successivi 20 minuti. In altre parole, sarà difficile non vederlo.

Ottieni le trascrizioni delle riunioni di Microsoft Teams

Le riunioni del team di sviluppo sono spesso piene di così tante informazioni che è facile che alcuni frammenti essenziali passino inosservati. Invece di dedicare tempo prezioso a prendere appunti, puoi lasciare che sia Microsoft Teams a fare tutto il lavoro con le trascrizioni.

Ecco come scaricare le trascrizioni delle tue riunioni in Microsoft Teams:

• Fare clic sui puntini di sospensione (…) una volta pronta la registrazione della riunione.
• Apri il video della riunione in Microsoft Stream.
• Fare clic sui successivi puntini di sospensione visibili (…).
• Seleziona Aggiorna dettagli video.
• Fare clic su Lingua video.
• Seleziona Genera automaticamente un file di sottotitoli.
• Fare clic su Aggiorna.
• Vai alla sezione Microsoft Streams per scaricare la trascrizione della riunione.

Come sfocare lo sfondo durante le chiamate di Microsoft Teams

Poiché sempre più sviluppatori lavorano in remoto, si verificano più riunioni in cui il tuo ufficio domestico, forse disordinato, può essere messo in mostra. Per aumentare la privacy della tua impostazione domestica e ridurre al minimo le distrazioni per i tuoi colleghi, sfoca lo sfondo in Teams. Per fare ciò, vai alla schermata delle impostazioni Audio e Video e fai clic sui tre punti (puntini di sospensione) … . Fai clic su Sfoca lo sfondo e potrai concentrarti su te stesso anziché sull’ambiente circostante.

Se sfocare lo sfondo non è il tuo stile, Microsoft Teams ti offre la possibilità aggiuntiva di utilizzare un’immagine di sfondo per mimetizzare l’ambiente circostante. Puoi trovare questa opzione andando alla schermata delle impostazioni audio e video e facendo clic sui puntini di sospensione. Quindi seleziona Mostra effetti di sfondo per scegliere qualcosa che si adatti alle tue esigenze.

Evita le distrazioni modificando le notifiche

Le notifiche in Microsoft Teams possono garantire che gli sviluppatori rimangano aggiornati. Ma troppe notifiche possono distrarre dall’attività (o dalla chat) in corso. Per modificare le notifiche per ridurre al minimo le distrazioni in Microsoft Teams, procedi come segue:

• Fai clic sulla tua immagine del profilo nell’angolo in alto a destra di Teams.
• Fare clic sulla scheda Notifiche.
• Modifica le tue notifiche a tuo piacimento in termini di frequenza, aspetto, suono, ecc.

Membri del team di messaggio diretto con il simbolo @

Microsoft Teams è incentrato sulla collaborazione e uno dei modi più rapidi per collaborare tramite il software è tramite il simbolo @. Passare alla barra di ricerca nella parte superiore di Teams e digitare il simbolo @. Quindi trova il membro del team che stai cercando nel menu a discesa e inviagli un messaggio direttamente senza problemi.

Perfeziona le tue ricerche nella chat in Microsoft Teams

Man mano che le conversazioni del tuo team di sviluppo crescono in Microsoft Teams, trovare gli elementi specifici che stai cercando diventerà più difficile a meno che non utilizzi parole chiave. Microsoft Teams dispone di parole chiave specifiche che sbloccano funzionalità di ricerca avanzate per aiutarti a trovare rapidamente ciò che cerchi. Includi queste parole chiave nelle tue ricerche e potrai risparmiare un sacco di tempo nella ricerca delle informazioni desiderate:

• “Inviato:” – la data in cui hai inviato il messaggio (Inviato: 1/7/2023)
• “Da:” – nome del mittente (Da: John Smith)
• “Oggetto:” – una parola chiave nella riga dell’oggetto o nel messaggio (Oggetto:Riunione)
• “In:” – il nome della chat di gruppo o del canale (In:Developers)

Affinché questa ricerca avanzata funzioni, non è necessario lasciare spazio tra la parola chiave, i due punti e i termini di ricerca, proprio come negli esempi precedenti.

Personalizza i titoli della tua chat per una ricerca senza interruzioni

Può essere frustrante cercare inutilmente chat/informazioni specifiche. Fortunatamente, Microsoft Teams semplifica l’organizzazione delle chat e le rende più ricercabili. Come? Consentendoti di modificare i titoli delle chat a tuo piacimento in modo da poterli cercare e trovare facilmente in futuro.

Puoi modificare i nomi dei titoli della chat in Microsoft Teams facendo clic sulla matita nell’angolo in alto a destra della chat e rinominandoli come desideri.

Raccogliere feedback può essere complicato quando tutti i membri del team di sviluppo sono occupati. Ma può essere molto più semplice quando conduci sondaggi in Microsoft Teams. Sotto la finestra del messaggio troverai l’ icona Moduli. Fai clic su di esso per creare e distribuire un sondaggio al tuo team.

La funzione sondaggi ti dà la possibilità di porre una domanda personalizzata, elencare diverse risposte o opzioni e abilitare più risposte. Hai anche la possibilità di condividere istantaneamente i risultati una volta completato il sondaggio o mantenerli anonimi.

Traduci i tuoi messaggi

Alcuni sviluppatori o clienti con cui interagisci potrebbero parlare una lingua straniera. Teams ti copre, quindi nulla va perso nella traduzione. Per tradurre un messaggio, passa il mouse sopra di esso. Quindi,
fai clic sui tre punti… e scegli Traduci.

Oltre alla traduzione manuale, Microsoft Teams traduce anche le videochiamate. Questa funzione è accessibile tramite il menu Traduci in che consente agli sviluppatori di aggiungere didascalie in varie lingue. I partecipanti alla videochiamata possono vedere le traduzioni navigando sul lato destro dei loro schermi e selezionando l’ opzione Sottotitoli attivati.

Condividi file in modo semplice e sicuro

La condivisione di file gioca un ruolo importante nella collaborazione tra sviluppatori e Microsoft Teams ti consente di usufruire di questa funzionalità essenziale tramite l’integrazione di SharePoint. Fai clic sulla scheda File e puoi iniziare a condividere in modo sicuro i file con altri sviluppatori del tuo team tramite SharePoint. Dopo aver condiviso un file su un canale Teams, gli altri membri del team possono modificarlo e collaborare con le app di Microsoft Office come Word o Excel.

Considerazioni finali

In questo tutorial di Microsoft Teams abbiamo imparato alcuni semplici suggerimenti e trucchi per aiutarti a ottenere il massimo dal tuo software di collaborazione. Questi suggerimenti includono imparare a utilizzare le scorciatoie per attività comuni, tradurre testo e video, aggiungere didascalie ai video che necessitano di traduzione, come condividere file, utilizzare sondaggi per un feedback rapido, inviare messaggi diretti ai membri del team con il simbolo @, contrassegnare i messaggi come urgenti e, infine, trascrivere automaticamente le riunioni per riferimento futuro.

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