Come gestire un conto corrente con Excel

Excel Microsoft

Un foglio di calcolo per gestire il proprio conto corrente, inserire voci di spesa e registrare accrediti. Grazie a una netta distinzione grafica è possibile sapere se prevalgono spese o risparmi.

Questo foglio di calcolo intende riprodurre il contenuto tipico di un conto corrente. Essendo le voci di spesa variabili, sarà cura dell’utente, una volta concluso l’esercizio, riempire i dati in base alla corrispondenza che riceve dalla propria banca ed eventualmente aggiornare le classi di spesa non previste in questo foglio. Iniziamo, dunque. Stabiliamo un’intestazione con tutti i dati oggi utili a definire un conto, comprese le coordinate europee.

Nel primo foglio, che chiameremo «Intestazione» (con il menu Formato, Foglio, Rinomina) impostiamo tre tabelle come nell’immagine, per ospitare i numeri identificativi di un conto. Le voci caratteristiche di un conto corrente sono: l’intestatario, il «Numero conto», il «Codice nazionale», il «Check», il «CIN», l’«ABI», il «CAB» e le specifiche sulla banca (nome e filiale). Per l’IBAN – coordinata europea ¬¬¬– e il numero conto a 12 cifre, procederemo al calcolo automatico al punto successivo.

Ora inseriamo il numero di conto e calcoliamo l’identificativo a 12 cifre. Si usano i metodi LUNGHEZZA ([testo]) ¬¬– che calcola quanti caratteri ci sono in una stringa [testo] – e RIPETI ([testo];[volte]) – che scrive un valore alfanumerico [testo] quante volte indicato [volte]. Questa è la formula per calcolare il valore finale: «=RIPETI(“0”;SOMMA(12-(LUNGHEZZA([cellaconto]))))&[cellaconto]». Si mettono, cioè, tanti zeri prima del conto quanti servono a fare 12 cifre.

Ora calcoliamo l’IBAN. Occorre inserire tutti i valori alla riga superiore («Cod. naz.», «CIN» ecc.). Perché il valore di ABI e CAB mantengano lo zero prima delle cifre (e non sia automaticamente rimosso) bisogna definire il formato dei dati con Formato, Celle, Numero, Testo. Il valore dell’IBAN sarà la stringa risultante dall’accostamento dei valori indicati. Per unire le celle basta una «&» come già impiegato nella formula precedente. La formula sarà del tipo: «=[CodNaz]&[CIN]&ecc.»

Dopo avere completato la scrittura dei dati mancanti sulla banca di riferimento, per rendere più attraente la copertina diamo un po’ di colore. Formattiamo le celle con i menu Bordi, Allineamento e Motivo, in Formato, Celle. Inseriamo, cioè, bordature, colori di fondo e allineiamo il testo nelle celle in maniera coerente. Infine, inseriamo un’immagine con Inserisci, Immagine, Da file. L’oggetto grafico deve essere già disponibile sul pc, magari scaricato in precedenza da Internet.

Ora passiamo al conto corrente. Dividiamo i conteggi in mesi, per rendere più esplicite le spese e gli introiti, creando alla fine un resoconto. Inseriamo un nuovo foglio, con Inserisci, Foglio di lavoro. Poi chiamiamo (con Formato, Foglio, Rinomina) i 3 fogli vuoti con i nomi «Settembre2003», «Ottobre2003» e «Saldo». Nel primo impostiamo una tabella con le voci che definiscono i dettagli delle entrate e delle uscite: «Data», «Valuta», «Causale», «Note», «Dare» e «Avere».

A questo punto prepariamo la tabella con colori, bordi e tipologie di dati. Selezioniamo almeno 25 righe (i movimenti previsti per un mese), poi con Formato, Celle, Bordo riquadriamo tutto, usando spessori differenti per creare separazioni. Sempre con la stessa palette di strumenti scegliamo Motivo per colorare il fondo. Poi con Numero scegliamo Data per le colonne «Data» e «Valuta», Testo per «Causale» e «Note», Valuta (mettendo anche il Simbolo €) per «Dare» e «Avere».

Ora definiamo le causali da inserire nel conto corrente. La lista deve essere scritta in una tabella a parte (per esempio, nella colonna I). Dopo averla completata selezioniamo la colonna «Causale» e scegliamo dal menu Dati la voce Convalida. Sotto Impostazioni, nella lista Consenti optiamo per Elenco. Per la voce Origine, invece, clicchiamo nell’area attiva, poi con il mouse andiamo a selezionare le celle con le causali appena elencate: l’intervallo sarà scritto in automatico. Poi si dà Ok.

Quanto stabilito al punto 8 ci consente di avere un elenco già compilato da cui scegliere una volta che si clicca nelle celle. Proviamo, dunque, a inserire una serie di dati utili per simulare nel nostro esercizio alcune somme. Per calcolare le uscite ed entrate mensili aggiungiamo tre righe finali (per il «Totale dei movimenti», il «Saldo mensile» e il «Saldo finale») e un valore iniziale, corrispondente al «Saldo iniziale», che per i mesi a venire sarà il saldo finale del mese precedente.

Ora passiamo alle somme. Prima calcoliamo il totale delle spese. Ci posizioniamo nella cella che incrocia la riga del «Totale dei movimenti» con la colonna «Dare». Si clicca sull’icona Sommatoria Automatica. Comparirà la formula che utilizza il metodo SOMMA e un’area attiva. Con il mouse prendiamo i bordi dell’area ed espandiamola o riduciamola fino a comprendere le celle dell’intera colonna delle uscite. Poi diamo Ok e ripetiamo l’operazione con la cella a fianco, per «Dare».

Calcoliamo i saldi mensili, posizionando il risultato nelle celle con scritte blu se sono positivi, rosse se sono negativi. Usando il metodo SE scriviamo il risultato soltanto se è coerente con la colonna che lo deve ospitare (attivi o passivi), in alternativa riportiamo uno zero. Il valore è preso come valore assoluto (ASS). Nella cella dei passivi usiamo la formula «=SE(([TotAvere]-[TotDare])<0;ASS([TotAvere]-[TotDare]);0)». Per la cella degli attivi, invece, si cambia < con >.

Calcoliamo il saldo finale posizionando il risultato nella cella giusta, se attivo o passivo. Sommiamo i saldi attivi (iniziale e mensile) e sottraiamo quelli passivi (iniziale e mensile). Se il risultato è negativo lo scriviamo nella cella dei passivi, se positivo nella cella degli attivi. Nell’altra cella scriviamo uno zero. La formula è costruita come la precedente con il metodo SE, ma ha quattro addendi (due positivi, due negativi). Cambia > e < nelle due celle. Il valore è preso come assoluto (ASS).

Ora rendiamo più elegante la tabella, nascondendo gli zeri nelle celle dei saldi iniziale, mensile e finale. Usiamo una formattazione ad hoc: selezioniamo, una alla volta, le celle interessate, poi scegliamo Formato e Formattazione Condizionale. Nella finestra che appare, nella Condizione 1 mettiamo Il valore della cella è, poi uguale a, infine digitiamo uno «0». Poi in Formato cambiamo soltanto il Colore del carattere, mettendo lo stesso del fondo della cella, poi diamo Ok due volte.

Una volta finita la tabella replichiamola nei mesi seguenti. Per velocizzare si può copiare e incollare tutto quanto fatto, compreso l’elenco delle causali. L’unico accorgimento è quello di inserire una formula nel saldo iniziale che vada a è recuperare i valori del saldo finale del mese precedente. Questa è la formula: «=[FoglioMesePrec]![TotMesePrec]», dove [FoglioMesePrec] è nel nostro caso «Settembre2003», mentre [TotMesePrec] sono E28 e F28 per i saldi passivo e attivo.

In ultimo creiamo una semplice tabella nel foglio «Saldo». Inseriamo le voci «Mese», «Attivo» e «Passivo». Formattiamo le celle come nelle tabelle precedenti, in particolare per quelle con valori monetari. Riportiamo, infine, il saldo mensile di ogni mese. Il metodo è uguale a quello del passo 14. Allo stesso modo del passo 13, invece, nascondiamo gli zeri. Mettiamo poi in fondo alla tabella una cella per il «Saldo Finale» in cui inseriamo il saldo dell’ultimo mese aggiornato.