Utilizzi Microsoft Outlook per inviare e ricevere e-mail per il tuo lavoro o la tua vita personale? Allora vorrai incorporare i seguenti suggerimenti e trucchi nella tua routine quotidiana, poiché possono aiutarti a ottenere il massimo da questo popolare client di posta elettronica.
È probabile che tu abbia le nozioni di base su cosa fa Microsoft Outlook e come usarlo. Utilizza questi suggerimenti e trucchi quando accedi al tuo account e potrai rendere la tua esperienza con Microsoft Outlook molto più piacevole e produttiva. Vale la pena notare che le operazioni seguenti sono state eseguite su un dispositivo Mac utilizzando la versione web di Outlook, pertanto potresti riscontrare leggere variazioni quando le provi tu stesso in un formato diverso su un altro dispositivo.
Come ripulire la posta in arrivo di Outlook
Se sei come la maggior parte delle persone, la tua casella di posta di Outlook è più disordinata di quanto vorresti che fosse. Invece di prenderti un giorno libero dal lavoro per controllare la tua casella di posta ed eliminare manualmente i messaggi non necessari, puoi utilizzare l’ingegnosa funzione Pulisci per fare il lavoro sporco per te.
Clean Up rimuove i messaggi ridondanti in modo da poter godere di una casella di posta ordinata pur conservando le informazioni necessarie per riferimento futuro. Fai clic su Pulisci nella parte superiore della finestra di Outlook nella sezione Elimina e avrai la possibilità di pulire conversazioni, cartelle o cartelle e sottocartelle. Eventuali messaggi ridondanti verranno spostati nella cartella Posta eliminata , nel caso in cui temi di perdere qualcosa di essenziale durante il processo.
Come inviare risposte automatiche in Outlook
La prossima volta che sei in vacanza o sei troppo impegnato per rispondere alle e-mail, usa le risposte automatiche per non lasciare nessuno in sospeso e rendere gli altri consapevoli del tuo stato. Con una risposta automatica, Outlook invierà risposte personalizzate, così non dovrai farlo tu. Puoi selezionare un’ora di inizio e di fine per le risposte automatiche che si adatta perfettamente alla tua fitta agenda ed è la funzionalità ideale per i maniaci del lavoro che semplicemente non riescono a stare lontani dalla propria casella di posta.
Puoi accedere a questa funzionalità facendo clic su File, Informazioni e Risposte automatiche.
Semplifica il multitasking con più schede
Desideri visualizzare il calendario di Outlook per dare un’occhiata alle prossime riunioni, la posta in arrivo per i messaggi urgenti in arrivo e i file allegati per un accesso rapido? Invece di fare clic avanti e indietro tra ciascuna di queste funzionalità di Outlook, puoi usufruire di un accesso più semplice aprendole in più schede. Ecco come creare più schede in Outlook:
- Sul lato sinistro della finestra di Outlook, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla funzione desiderata (posta, calendario, persone, file, ecc.)
- Fare clic su Apri in una nuova scheda
Da lì, puoi passare facilmente da una scheda all’altra senza dover ricominciare da capo o attendere il caricamento di ciascuna funzionalità.
Tieni traccia delle differenze di fuso orario in Outlook
Il lavoro a distanza è più popolare che mai e molti team hanno lavoratori che vivono in fusi orari diversi. Ciò può creare confusione durante la pianificazione di riunioni, l’invio di e-mail o l’attesa di risposte, motivo per cui è necessario utilizzare l’ Assistente pianificazione di Outlook per visualizzare più fusi orari contemporaneamente.
Per utilizzare l’ Assistente Pianificazione in Microsoft Outlook, procedere come segue:
- Apri il pannello Calendario in Outlook
- Fare clic su Nuovo evento , quindi si aprirà una nuova finestra
- Fare clic su Assistente di pianificazione
- Fai clic sull’icona del piccolo globo (quando ci passi sopra con il cursore, dirà Fusi orari )
- Utilizza il tuo fuso orario attuale per un campo
- Nell’altro campo, cerca la città desiderata situata nel secondo fuso orario
- Fare clic su Fatto
Anche se per questo evento verranno utilizzati più fusi orari, non preoccuparti, poiché non verranno applicati all’intero calendario.
Come semplificare la pianificazione in Outlook
L’ Assistente Pianificazione in Outlook è utile quando i tuoi colleghi si trovano in fusi orari diversi, ma semplifica anche l’organizzazione delle riunioni quando tutti hanno un programma frenetico.
Invece di inviare e-mail, chiamare o inviare SMS ai tuoi colleghi per provare a trovare uno spazio libero per organizzare una riunione, utilizza l’ Assistente pianificazione per trovare un’apertura. Dopo aver creato un invito nel calendario e selezionato i colleghi a cui desideri partecipare, l’ Assistente di pianificazione ti mostrerà il calendario di tutti. Gli orari in cui tutti sono liberi verranno visualizzati in verde in modo da poter scegliere facilmente il giorno e l’orario più adatti.
Ignora le conversazioni che non ti riguardano
Hai mai preso parte a un thread di posta elettronica in cui alcuni partecipanti continuavano a premere il pulsante Rispondi a tutti ? Se è così, quei continui messaggi in arrivo che non ti riguardavano probabilmente ti hanno distratto/irritato e ti hanno reso impossibile concentrarti sul tuo lavoro.
Invece di prendere la strada scortese e chiedere agli altri di smettere di usare l’ opzione Rispondi a tutti , puoi invece ignorare la conversazione in questo modo:
- Con l’e-mail di scambio aperta, fai clic sui tre punti ( … ) nella barra degli strumenti
- Da quelle impostazioni, fai clic su Ignora
- Outlook ti chiederà se desideri ignorare la conversazione. Per ignorarlo ed evitare quel flusso infinito di fastidiose notifiche, fai clic su OK
Quando ignori una conversazione, Outlook eliminerà tutti i suoi messaggi da tutte le cartelle ad eccezione di Inviati . Verranno eliminati anche tutti i nuovi messaggi provenienti da quella conversazione ignorata.
Un’altra opzione è posticipare una conversazione. È possibile accedere a questa funzionalità meno permanente facendo clic sui tre punti ( … ) nella barra degli strumenti dell’e-mail. Dopo aver fatto clic su Posticipa, ti verrà data la possibilità di silenziare la conversazione fino a una data e un’ora specificate, in modo da poterti prendere una pausa da quelle distrazioni ma continuare ad accedere alle informazioni se necessario.
Come pianificare le e-mail in Outlook
Alcuni credono che dovresti inviare un’e-mail solo quando ti aspetti che il destinatario sia disponibile a rispondere. In altre parole, dovresti astenervi dall’inviare un messaggio a un collega a mezzanotte poiché probabilmente sta dormendo, non risponderà e potrebbe offendersi o irritarsi se vede che gli stai scrivendo quando è fuori orario. È qui che la pianificazione delle e-mail in Outlook torna utile, poiché puoi impostare l’ora esatta in cui desideri che venga inviata un’e-mail.
Per evitare di interrompere il sonno o le vacanze di un collega, procedi come segue per pianificare un’e-mail in Outlook:
- Componi l’e-mail
- Accanto al pulsante Invia , fai clic sulla freccia che punta verso il basso
- Fare clic su Invia più tardi
- Seleziona la data e l’ora in cui desideri inviare l’e-mail
Per impostazione predefinita, Outlook offrirà orari di invio pianificati con intervalli di 30 minuti, ma puoi anche inserire manualmente un’ora esatta. Se hai bisogno di trovare un’e-mail pianificata, guarda nella sezione Bozze.
Come utilizzare la formattazione condizionale in Outlook
Ricevi così tante e-mail ogni giorno che sei preoccupato che le e-mail essenziali sfuggano di mano? Se è così, puoi tenere d’occhio le email essenziali utilizzando la funzione di formattazione condizionale di Outlook, poiché ti consentirà di personalizzare messaggi specifici, in modo che si distinguano dalla massa nella tua casella di posta.
Ad esempio, se sai che riceverai messaggi da un nuovo client che non puoi perdere, puoi cambiare il loro carattere, in modo che non si perdano in un mare di “spazzatura” di altri mittenti. Puoi anche creare una regola in modo che qualsiasi messaggio con una parola specifica nella riga dell’oggetto, come “Fattura”, venga visualizzato in un colore o formato diverso. Per visualizzare tutte le impostazioni di formattazione condizionale a tua disposizione in Outlook, fai clic su Visualizza nella parte superiore della finestra, seguito da Visualizza impostazioni.
Commenta per primo